DİLEĞİMDİR: MÜŞTERİNİN TEKNİK ŞARTNAME DİLEKÇESİ

DİLEĞİMDİR: MÜŞTERİNİN TEKNİK ŞARTNAME DİLEKÇESİ

BÜTÇE PLANLAMA VE KONSOLİDASYON UYGULAMASI TEKNİK ŞARTNAME ÖRNEĞİ

Bütçe Planlama ve Konsolidasyon ile ilgili talepler bu bölümde belirtilmektedir. ERP içerisindeki Bütçe Yönetimi veya Bütçe Kontrolü modüllerinin ötesinde, Bütçe Planlama için özel olarak geliştirilmiş ayrı bir uygulama talep edilmektedir.

Kavramsal Tasarım Süreci

Kurumumuzun bütçe planlama süreçlerinin analiz edilerek dökümante edilmesi sürecidir. Kavramsal tasarım dokümanı; bütçe departmanı ile görüşülerek analiz edilen mevcut bütçe süreci ile ortak fikirler ile belirlenen yeni bütçe modelinin oluşturulması adımlarını içermelidir.

Süreç sonunda hazırlanan tasarım dokümanı taraflarca onaylanacak ve proje süresince hem XYZ Grup proje ekibine hem de danışman ekibe gerçekleşme adımlarında yol gösterici olacaktır.

Onaylanan doküman proje fazı içerisinde kapsama dahil olacak konuları içerecektir. Kapsam dışında kalan konular için ileriki zamanlarda proje fazlandırılarak devam edilebilecektir.

Anaveri Entegrasyonu

Bütçe sisteminde anaveriler Model ve Boyutlardan oluşmalıdır. XYZ  Grup Bütçe Projesi kapsamında yer alacak anaverilerin sisteme alınması, dışarıdan doldurulan Excel sayfalarının  sisteme yüklenmesi, manuel olarak kayıtların girilmesi ya da ERP ve Veri Ambarı sisteminden verilerin entegrasyon ile çekilmesiyle gerçekleşmelidir.

Anaveri bakımı anahtar kullanıcılara verilen detaylı eğitim sonrasında kolay bir şekilde proje sonrasında yönlendirebilir şekilde tasarlanmalıdır.

Fiili Veri Entegrasyonu

XYZ Grup’un fiili operasyonlarını yürüttüğü ERP sistemi ve raporlama modülünden bütçeye konu olacak fiili verilerin çekilmesi istenmektedir.

Bütçeye konu olacak fiili veriler, Veri Ambarı danışmanlarının analizi ile doğru şekilde modellenerek standart yöntemlerle Veri Ambarı’na, oradan da Bütçe Modülüne yüklenecektir. Bütçe Modülü’ne çekilmesi planlanan başlıca veriler aşağıdadır:

 Amortisman simülasyonu

 Fiili Satış Verisi

 Fiili Gider Verisi

 Fiili Satınalma Verisi

 Fiili Bilanço

 Fiili Gelir Tablosu

 Fiili Kapanış Stokları

Veri entegrasyonunda standart yöntemler kullanılacaktır.

ERP’den alınamayan veriler için, excel upload yöntemi de kullanılabilmelidir.

Sisteme aktarılan veriler daha sonrasında Bütçe içerisindeki boyut ve modellere uyacak şekilde dönüştürülmeli ve raporlanabilir hâlde olmalıdır.

Parametre Planlama

 Bütçe hazırlık esnasında tamamlanması gereken ilk adımdır.  Bütçe sürecinde kullanılacak makro ekonomik göstergelerin (Enflasyon, Kurlar vb.) Bütçe’ye girişlerinin yapıldığı süreci kapsar. Sistem üzerine yapılacak genel hesaplamaların verileri Parametre Planlama ekranında tanımlanacaktır ve hesaplamalar bu değerler üzerinden yapılacaktır.

Satış Bütçesi

 XYZ  Grup satış bütçesi için sistemde satışa özel bir ortam yaratılacaktır.  Veri giriş ekranları ve hangi boyutlarda planlamanın yapılacağı kavramsal aşamasında yapılacak detaylı analiz sonrasında ortaya çıkacaktır.   Satış Bütçesi veri girişleri aylık olacaktır. Versiyonlama; plan, revize plan ve bütçe şeklinde olacaktır. Gerekirse her versiyon için farklı senaryolar üzerinde çalışılacak şekilde tasarlama yapılacaktır. İstenildiği taktirde versiyonlar arası kopyalama, taşıma fonksiyonları tanımlanacaktır.

 XYZ Grup şirketinde satış planlama ürün veya marka, müşteri veya kanal bazında yapılmaktadır. Nihai tasarım, kavramsal aşamasında yapılan analiz ve modelleme sonucunda netleştirilecektir.  Satış miktarları hazırlanan veri giriş ekranlarından manuel olarak girilecektir.  Belirlenen satış fiyatları, iskonto oranları ve satış vadeleri kullanılarak ciro, iskonto tutarı hesaplanacaktır.  Satış bütçesi tamamlandıktan sonra, gelir tablosu ve nakit akış tablosuna otomatik olarak aktarılacaktır.

Satın Alma Bütçesi

 XYZ  Grup satın alma bütçesi için sistemde satın almaya özel bir ortam yaratılmalıdır.  Satın alma bütçesi aylık olarak yapılacaktır.  Satın alma bütçesi oluştuktan sonra, bir stok denge tablosu yapılacak ve aylık olarak her malzemenin dönem başı-dönem sonu stoku takip edilecektir.  Satın alma fiyatları ve ödeme vadeleri de sisteme tanımlanacak ve satın alma adetleri üzerinden tutarlara da ulaşılacaktır.  Satın alma bütçesi tamamlandıktan sonra, planlanacak vadelere göre nakit akış tablosuna otomatik olarak aktarılacaktır.

Gider Bütçesi 

 XYZ  Grup gider bütçesi için sistemde gidere özel bir ortam yaratılacaktır.

 Veri girişleri; masraf yeri ve hesap bazında Bütçe Modülü’nde hazırlanan veri giriş ekranlarından girilecektir.  Gider Bütçesi veri girişleri aylık olacaktır. Versiyonlama; plan, revize plan ve bütçe şeklinde olacaktır. Gerekirse her versiyon için farklı senaryolar üzerinde çalışılacak şekilde tasarlanacaktır. İstenildiği taktirde versiyonlar arası kopyalama, taşıma fonksiyonları tanımlanacaktır. Sistemden aylık, 3 aylık, 6 aylık, yıllık ve kümüle olarak rapor alınabilecektir.  Gider bütçesi tamamlandıktan sonra, gelir tablosu ve nakit akış tablosuna otomatik olarak aktarılacaktır.  Ürün bazında gelir tablosu alabilmek için giderlerin ürünlere dağıtımı yapılacaktır.   Farklı Müşterilere uygun ayrı ayrı bütçelemelere göre bütçekar analizleri tablo çıkarılabilmelidir.

İnsan Kaynakları Bütçesi

 Personel bütçesi, hesap ve masrafyeri bazında direk olarak plan tutarlarının veri giriş ekranlarından yapılması şeklinde olacaktır.   İnsan kaynakları departmanı, hesap bazında her masrafyerinin personel giderlerini Bütçe Modülü sisteminde ekranlardan girecektir.  Herhangi bir personel kalemi süreci ya da hesaplama olmayacaktır.  Oluşturulan personel giderleri, mali tablolara otomatik olarak aktarılacaktır.

Yatırım ve Amortisman Planlama 

 Yatırım planlama süreci sabit kıymet yatırımlarına ait amortisman hesaplamasının yapıldığı süreçtir.   Yeni yatırımlar için Bütçe Modülü’nde hazırlanacak ekranlardan yatırım tutarı, amortisman ömrü, aktifleşme tarihi gibi gerekli bilgiler planlanacaktır.  Hazırlanan hesaplama paketi ile, amortisman tutarları otomatik olarak hesaplanacaktır.  Mevcut yatırımlarındevam eden amortismanları ERP sisteminden çekilerek raporlanacaktır.  Mevcut yatırımlarındevam eden amortismanlar ve yeni yatırımlardan hesaplanan amortismanlar toplanarak, gider hesaplarına ve gelir tablosuna otomatik olarak aktarılacaktır.

Ürün Kârlılığı Raporu

 Girişi yapılan ve ürün detayına dönüştürülen gelir-gider verilerinin görüntülendiği rapordur.   Veri giriş ekranlarında olduğu gibi versiyonlama; plan, revize plan ve bütçe şeklinde olacaktır.    Rapor verisi, bütçede oluşan tüm süreç verilerinden otomatik olarak türetilecektir.

Mali Tablolar:  

Gelir Tablosu

 Bütçe Modülü üzerinde girilen ve hazırlanan tüm verilerin XYZ  Grup Gelir Tablosu formatında raporlandığı bölümdür.   Veriler ilgili alt hesaplamaların toplanması şeklinde otomatik olarak oluşacaktır.   Konsolide bütçe gelir tablosu sistemde otomatik oluşturulacaktır.

Bilanço

 XYZ Grup Bilanço formatında verilerin raporlandığı bölümdür.   Bütçe nakit akış tablosu için gerekli olan bilanço kalemleri için bütçe oluşturulacaktır.  Diğer kalemler için manuel giriş imkanı olacaktır.

Nakit Akış

 Nakit akış planlaması nakit kalemlerinin gruplanarak gösterildiği finansal bir tablodur.  Nakit akış oluşturulması için gerekecek tahsilat ve ödeme vade bilgileri, kdv hesaplamaları sistem tarafında tasarlanan hesaplama adımlarıyla sağlanacaktır.   Gerekli bilgiler bütçe ekibinden alınarak plan nakit akış tablosu oluşturulacaktır.  Nakit ihtiyacı olan durumlarda spot kredi planlaması yapılabilecek ve nakit akışı düzenlenecektir.

Fiili Yasal Konsolidasyon

Bütçe Modülü’nde fiili konsolidasyon?? yapılacak ve aşağıdaki adımlar uygulanacaktır.

Ana verilerin Bütçe Modülü’nde oluşturulması

Fiili entegrasyon, Veri Ambarı ve Bütçe Planlama & Konsolidasyon bağlantıları

Manuel entegrasyon, conversion ve transformation dosyalarının oluşturulması

Sahiplik yapılarının sistem üzerinde kurgulanması

Para birimi çevirimleri, eliminasyon, azınlık payı hesaplamaları, dönem kopyalama işlemleri için iş kurallarının oluşturulması

Verilerin sisteme yüklenmesi & girilmesi

Konsolide Gelir Tablosu ve Konsolide Bilançonun Çıkarılması

Yetkilendirme

İsteğe bağlı olarak kişiye yada departmana kullanıcı tanımlanacaktır. Her departman kendi sorumlu olduğu verilere müdahale edip görüntüleyebilecektir.

XYZ Grup bütçe projesi kapsamında anaverilere müdahale edecek olan kullanıcılar, Bütçe Departmanı olacaktır. Belirlenen kullanıcılara ayrıca anahtar kullanıcı yetkileri verilecektir.

BPF (Business Process Flow) Süreci

Detaylı süreç analizi yapıldıktan sonra Bütçe sisteminde bütçe adımları için onay aşamasını gerçekleştiren BPF (Business Process Flow) süreci istenildiği takdirde tasarlanabilmelidir.

Bir adım için onay verildiyse o adım için artık veri girişi kapalı olup veriler sadece read-only şeklinde raporlanacaktır. Veri girişine geri dönüş sadece onaylayan kullanıcının o adımı tekrardan girişe açmasıyla mümkün olacaktır.

Onaylı versiyonlar kendi içinde senaryolarını da barındırarak raporlamalar için veri güvenliği sağlanarak saklanacaktır.

Eğitim ve Dökümantasyon

Proje sonrasında hem anahtar kullanici hem de standart kullanıcılar için ayrı döküman yazılacaktır.

Ardından kullanıcılar için detaylı bir eğitim planlanacak ve anaveri, yetkilendirme, ekran bakımı dahil tüm süreçler ayrıntılı bir şekilde aktarılacaktır.

Notlar:

 ERP ile fiili veri entegrasyonlarında, tüm gerekli veriler standart veri kaynakları ile alınacaktır.  Fiili veri entegrasyonu başlığı altında (ERP) yazan maddeler dışındaki tüm entegrasyonlar için fiili verinin Veri Ambarı sisteminde veri nesnelerinde olacaktır.