Bütçe ve Planlama: EXCEL’i emekli edin!–3

Bütçe ve Planlama: EXCEL’i emekli edin!–3

1. Yönetici “ağaçlardan ormanı göremez”.

Bütçeleme ve kestirim süreci sadece veri toplamakla sınırlı olmayıp işlerin dinamiğini anlamak ve değişime hazır olmakla da yakından ilgilidir.  Kriz, büyüme, duraksama, yeni ürünler, birleşmeler, ayrılmalar, nedeniyle işler belirsizliğe sürüklendikçe senaryo analizleri yapmak hayati önem kazanır.   Ancak EXCEL böylesine karmaşık analizler yapamaz.

İşlerin değişmesi demek bütçe-plan modelinin yapısında değişiklik yapmak zorunluluğu demektir.  Bu değişiklik,  yeni tablolar yapmak, bütün tablolardaki formülleri yenilemek, raporları değiştirmek, ve  benzeri işlemler yapmak anlamına gelir.

Her yapısal değişiklik zaman alır ve hata riskini  de beraberinde getirir.  Eğer bu değişiklik, departmanlardan yeni  bilgi almayı da gerektiriyorsa modeli yeniden kurmak, bunun için yeni verileri toplamak ve sonra da analiz etmek,  günler haftalar hatta aylar alabilir.  Bu gecikmeler şirketin değişime hızla ayak uydurmasını veya yeni fırsatlardan yararlanmasını çok zorlaştırır.

EXCEL tabanlı bütçeleme-planlama çok zaman aldığından ve çalışanları yorduğundan, mali işler yöneticileri verilerle başetmekle uğraşırken, ihtiyaç duydukları  gerçek bilgilerden yoksun kalırlar.  Özetle, “ağaçlardan ormanı göremez” hale düşerler.

2. Mevzuata uymak neredeyse mümkün değildir.

Bütün şirketler şeffaflık ve veri güvenliği mevzuatına uymak zorundadır.  Kamu, şirketlerin çok sıkı denetlendiğinden emin olmalıdır.  Şirketler,  kredi verenlerin, denetçilerin ve ortakların gittikçe artan inceleme talepleriyle karşı karşıyadır.  Kılı kırk yaran  bir bütçeleme-planlama süreci, iyi yönetişim isteyen her şirket için esastır.

EXCEL  bütçe kontrolu  için tasarlanmış olan bir araç değildir.  Bazı  ayarlar—tablolara şifre konması veya tabloların kısmi olarak sadece yetkili olanlara gösterilmesi gibi- yarım önlemlerin en kötüsüdür.  Bu ayarlar mevzuat uyumuna çare olmadıkları gibi tüm süreci hantallaştırmakta ve işleri zorlaştırmaktadır.

EXCEL kullanan şirketler mevzuata uymak konusunda çeşitli risklere açıktır.  Bu risklerin  başlıcaları şunlardır:

—Veri Güvenliği:  EXCEL de bu konuda güvenlik önlemleri neredeyse hiç olmadığından,

  • verilerle oynanmadığını,
  • yetkili olmayanlarca görülmediğini,
  • ve en kötüsü şirket dışına taşınmadığından kimse emin olamaz.

—Veri Tutarsızlığı:  Excel in aynı zamanda birden fazla versiyonun epostalarla şirket içinde  dolaşıyor olması, analizlerin en son güncellenmiş verilerle yapılmasını son derece zorlaştırır.

3. EXCEL ile hiçbir zaman “tek doğru” yoktur.

Kritik bilgilerin EXCEL üzerinde yer alması,  bazı yöneticilerin güncellenmemiş bayat bilgilerle çalışıyor olması riskini de beraberinde taşır.

EXCEL bütçesini görüntülemek, yöneticinin o tablodaki verilerin güncel veya bayat olduğunu bilmesine veya anlamasına yetmez.

4. EXCEL yeniden kestirim yapmaya elvermez.

Aralık sonunda biten yıllık bütçeler artık yetersiz kalmaktadır.  Günümüzün rekabetçi  ve dinamik ortamında, şirketin bugünkü durumunun yanı sıra geleceğini de anlamak amacıyla, aylık-üç aylık veya en azından altı aylık dönemlerde revize edilen dinamik bütçeler bu yetersizliği aşmak içinanahtar konumdadır.  Piyasa, rakipler ve ekonomi sürekli değişim içindedir.  Şirketler, bütçelemenin ayrılmaz bir parçası olan planlama yaparak bu değişimlerle başetmek zorundadır.

Ancak,  EXCEL açıkça zaman kaybıdır.  Bütçe birimi hızlıca yeniden kestirim yaparken bu işe departman yöneticilerinin de katılımını sağlamalıdır.  Araştırmalar bütçe sorumlularının daha sık yeniden kestirim yapmak istediklerini ancak EXCEL in çok zaman alması ve zahmetini nedeniyle bunu yapamadıklarını göstermektedir.

Bugünün dinamik şirketlerinde EXCEL in—30 yıllık bir teknoloji—bütçe ve planlamada yetersiz kaldığı artık çok açıktır.  Büyük şirketler bunun farkına çok önceden vardıkları için bazı kurumsal kaynak programları geliştirmişlerdir.  Ancak bu programların uygulamaya konmasının uzun zaman alması, uzman personel gereksinimi ve yüksel maliyetleri bu programlar KOBİ ler için erişim dışı bırakmıştır.

KOBİ ler için EXCEL dışında başka seçenek var mıdır?

Bu seçenek, EXCEL’in bütün yetersizliklerini gideren ReflexPro dur.

ReflexPro:

  • Kullanımı kolay
  • Uygulama ve bakım için BT kaynağına ihtiyacı olmayan
  • Bütçeleri gerçek zamanda otomatik olarak konsolide edebilen
  • Senaryo analizine ve modellemeye son derece elverişli olan
  • Mevzuat uyumlu
  • Bütçeleme, planlama ve raporlama için tek veri tabanı kullanan
  • İhtiyaca göre ölçeklenip genişletilebilen
  • Şirketin özelliklerine göre uyarlanabilen

Türkiye’de doğan ve gelişmeye devam eden, Türkiye’nin ilk ve tek senaryo simülasyonlu bütçe-planlama yazılımıdır.

 

Etiketler:
,