Bütçe ve Planlama: EXCEL’i emekli edin!–2

Bütçe ve Planlama: EXCEL’i emekli edin!–2

EXCEL, veri analizi için bireysel kullanıma göre tasarlanmış. Ancak, yöneticilerin çok büyük bir çoğunluğu, ucuz, basit ve bilinir olduğu  için, bütçe ve planlamanın  omurgası olarak hala EXCEL’i kulllanıyor.

EXCEL’in bütçe ve planlamada omurga olarak kullanılması, zaman alan ve karmaşık hatalara açık bir uygulamadır.  EXCEL  katma değeri düşük olan veri yönetimini öne çıkarır.  Bu nedenle, şirketin hayatiyeti için gerekli olan analiz ve değerlendirmeye  odaklanmayı engeller.

Bütçe ve planlamada EXCEL başlıca beş alanda yetersizdir:

  1. Verilerin dağıtımı ve konsolidasyonu uzun zaman alır ve hataya açıktır.

Bütçe ve planlamade  ihiyaç duyulan verilerin dağıtımı ve konsolidasyonu birden fazla adımı gerektiren ve her adımın hataya açık olduğu zahmetli ve zor bir iştir.  Bu adımlar şöyledir:

  • İlk adım olarak, bütçe sorumlusu önce EXCEL de bütçenin omurgasını, yani ana iskeletini kurar.
  • Sonra, sorumlu birimlere göndermek üzere ana iskeleti departmanlara (masraf/gider merkezlerine) ayrıştırarak alt- EXCEL tablolarını hazırlar. Bu işlem bazı şirketler için elle doldurulması ve dağıtılması gereken yüzlerce tablo demektir. Bu esnada tablo bağlantıları kolayca koparak verilerin kaybolmasına neden olabilir. Ayrıca  kopuklukların tamiratı da büyük zaman kaybına yol açabilir.
  • Üçüncü adım ise alt-EXCEL tablolarının eposta yoluyla gönderilmesidir. Elle yapılan işlemlerde sık sık olduğu gibi epostada bazı departmanlar atlanabilir veya yanlış bir adrese yollanabilir.  Bu durum,
    – güvenlik açıklarına,
    – mevzuat uyumsuzluklarına ve
    – doğru dosyaların yeniden gönderilmesi için fazladan zaman kaybına neden olur.
  • Dördüncü adımda, bütçe sorumlusu gönderdiği tabloları toplamak için departman sorumlularının peşine düşer.  Doldurulmuş olarak gelen  tablolarda  verilerin eksik olması veya gecikilmesi olağan aksaklıklardandır.
  • Son olarak, bütçe sorumlusu verilerle dolu olarak gelen alt-EXCEL tablolarını elle teker teker ana iskelete yerleştirerek konsolide eder. Bu amaçla,
    – yöneticilerin son EXCEL versiyonunu kullandıklarından,
    – doğru verileri yeterli ayrıntıda girdiklerinden,
    – kurgulanmış formülleri bozmadıklarından
    – veya tabloyu değiştirmediklerinden

emin olabilmek için çok büyük bir emek ve zaman harcar.

Bütün bu süreçler,  analiz ve değerlendirme için harcanması gereken zamanı  israf etmesinin yanı sıra güvenlik riskine de yol açarlar.  Üstelik bu adımlar atılırken  mali işlerin profesyonel kadroları veri giriş elemanı seviyesine indirgenmiş olur.

Buna ek olarak, veriler daha paylaşılmadan  bayatlayarak  geçerliliklerini yitirebilir.  Konsolidasyon güvenilmez bir duruma düşebilir.

(Devamı Var)

Etiketler:
,